Sabtu, 18 Januari 2014
PERANAN AUDIT OPERASIONAL DALAM MENUNJANG SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT INDOMOBIL TRADA NASIONAL (STUDI KASUS: NISSAN KELAPA GADING)
Posted by Fathia Nafira Fariz at 07.40
PENDAHULUAN
Dengan berkembangnya dunia perekonomian saat ini dan semakin tingginya tingkat persaingan dalam dunia usaha menuntut perusahaan mempunyai keunggulan bersaing (competitive advantage) untuk terus bisa berkompetisi. Tidak sedikit perusahaan yang terhenti laju operasionalnya karena tidak mampu mempertahankan eksistensi perusahaannya. Sebagian besar kegagalan tersebut biasanya disebabkan karena perusahaan tidak konsisten dalam menjalankan operasi perusahaannya, hal ini menuntut adanya efektivitas dan efisiensi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Begitu juga dengan industri otomotif di Indonesia, khususnya industri mobil kendaraan roda empat dengan merek dagang Nissan yang di produksi oleh PT Nissan Motor Indonesia sedangkan PT Indomobil Trada Nasional atau lebih dikenal dengan PT. Indomobil Nissan merupakan perusahaan yang tergabung dalam INDOMOBIL GROUP, bergerak dalam bidang sales, service dan spare part yang memiliki perkembangan yang cukup baik. Keadaan ini membuat perusahaan membutuhkan kekuatan usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya
Usaha untuk mengelola sumber daya yang dimiliki agar tercapai efektivitas dan efisiensi yang tinggi merupakan akibat yang logis dari keinginan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan yang optimal bagi kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan. Siti Mirhani (2003) dalam penelitiannya menyatakan bahwa, semakin besar suatu perusahaan semakin kompleks juga kegiatannya sehingga tidak saja membutuhkan sumberdaya manusia yang berpengalaman dan ahli tetapi juga memiliki struktur pengewasan intern yang kuat. Sehingga mendorong perusahaan untuk melakukan pemeriksaan operasional (audit operasional).
Menurut Santoyo Gondodiyoto (2007) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem Informasi, pemeriksaan operasional merupakan aktivitas operasi suatu organisasi yang bertujuan untuk memeriksa efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Aktivitas pemeriksaan operasional akan bermanfaat banyak bagi perusahaan karena dapat menunjang kelancaran dari pelaksanaan operasi perusahaan terhadap kontinuitas perusahaan dimasa yang akan datang. Audit operasional sebagai bagian dari fungsi pengendalian merupakan suatu alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Manajemen harus memperhatikan segala aspek dalam perusahaan terutama unsur-unsur yang dapat mempengarui penetapan laba rugi perusahaan. Salah satu elemen penting yang dapat mempengeruhi penetapan laba rugi perusahaan adalah penjualan, karena dimana penjualan merupakan salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan, sehingga perlu untuk mendapat perhatian yang cukup besar serta pengelolaan yang sebaik mungkin. Kegagalan dalam aktivitas penjualan akan sangat berpengaruh terhadap kontinuitas operasi perusahaan, karena penjualan merupakan sumber pendapatan utama perusahaan.
Dalam mengelola manajemen perusahaan untuk menghasilkan laba yang maksimal dibutuhkan sistem pengendalian internal yang baik pula. Jika pengendalian internal tidak diterapkan dengan baik, maka akan terjadi employee fraud (tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan), Santoyo Gondodiyoto (2007). Pada umumnya, pengendalian internal baru diterapkan oleh perusahaan dengan skala bisnis ukuran menengah keatas, dimana kegiatan operasionalnya sudah semakin kompleks dan jenjang otoritasi mulai semakin meluas (bertingkat).
Faktor sistem pengendalian intern yang berhubungan dengan penjualan sangat diperlukan, karena penjualan merupakan salah satu unsur harta dalam komponen laba rugi, yang posisinya sangat penting di dalam kelangsungan perusahaan. Sistem pengendalian intern atas penjualan menjadi penting dimana tujuannya adalah mencegah penyimpangan dan penyelewengan yang terjadi dalam penjualan sedangkan secara keseluruhan sistem pengendalian intern sangat diperlukan dimana tujuannya adalah untuk mengamankan harta perusahaan, meningkatkan operasi perusahaan, meningkatkan ketelitian dan kebenaran data akuntansi dan mendorong terlaksananya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Iriyadi (2004) mengatakan bahwa pemeriksaan intern khususnya pemeriksaan operasional penjualan bertujuan untuk menilai ketaatan pada kebijakan atau prosedur penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas dalam mengelola kegiatan penjualan, untuk mengetahui hambatan-hambatann dan kelemahan-kelemahan yang ditemui pada kegiatan penjualan serta untuk mengetahui hasil dan dampak dari pemeriksaan operasional dan memberikan masukan serta saran guna meningkatkan efektivitas kegiatan penjualan.
Sementara itu Pilipus ramandei (2008) dalam penelitiannya menyatakan pendapat yang sama, bahwa dalam rangka mencapai tujuan dan pengelolaan perusahaan sangat tergantung dari kualitas operasional serta seluruh sistem yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian perusahaan perlu memperhatikan keberhasilan sistem pengendalian intern. Hal inilah yang manarik untuk penulis teliti mengenai peranan audit operasional dalam menunjang efektivitas sistem pengendalian intern penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading.
METODOLOGI PENELITIAN
Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah mengenai peranan audit operasional dalam menunjang evektivitas sistem pengendalian intern penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading yaitu sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perusahaan dagang yang menjual mobil merek Nissan.
Analisis Pengujian Data
Untuk mendukung penelitian ini penulis melakukan pengumpulan data sesuai dengan identifikasi masalah yang telah ditetapkan sebelumnya. Alat yang digunakan untuk mengukur data yang dihasilkan dari responden adalah Internal Control Questionnaire (ICQ).
Unit analisis dalam penelitian ini adalah individu. Maka responden yang berkaitan dengan penelitian ini adalah individu-individu yang berkaitan dengan peranan audit operasional dalam menunjang efektifitas penjualan yaitu pada bagian objek yang diaudit, bagian penjualan dan bagian Accounting & Finance.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Analisis deskriptif kualitatif
Penulis melakukan analisis mengenai informasi-informasi dan data yang berhasil diperoleh baik yang dilakukan dengan wawancara maupun observasi. Yang dikemukakan dalam penulisan skripsi ini adalah tahap audit operasional fungsi penjualan yang memadai, berperan dalam menunjang efektivitas penjualan.
2. Analisis deskriptif kuantitatif
Untuk menghitung nilai persentase hasil jawaban para responden menggunakan perhitungan:
Untuk keperluan interprestasi hasil perhitungan prosentase, penulis akan menggunakan ketentuan yang dikemukakan oleh Dean J. Champion (1990:302) yang menyebutkan sebagai berikut:
1. 0,00 – 0,25 = no association or low association (weak association)
2. 0,25 – 0,50 = moderately low association (moderately weak association)
3. 0,51 – 0,75 = moderately high association (strong association) up to perfect association
Pernyataan diatas dapat diartikan sebagai berikut:
1. 0% - 25%, berarti audit operasional fungsi penjualan tidak berperan dalam menunjang penjualan yang efektif.
2. 26% - 50%, berarti audit operasional fungsi penjualan sedikit berperan dalam menunjang penjualan yang efektif.
3. 51% - 75%, berarti audit operasional fungsi penjualan berperan dalam menunjang penjualan yang efektif.
4. 76% - 100%, berarti audit operasional fungsi penjualan sangat berperan dalam menunjang penjualan yang efektif.
3. Analisis efektifitas penjualan
Penulis melakukan analisis terhadap data dan laporan-laporan penjualan yang diperoleh dari perusahaan untuk mendukung pengujian hipotesis analisis deskriptif kualitatif dan analisis statistik. Efektivitas penjualan dicapai jika volume penjualan mencapai target penjualan yang telah ditetapkan, jika tidak memenuhi kuantitas yang telah ditetapkan penjualan dianggap tidak memenuhi target atau tidak efektif. Untuk menghitung analisis efektivitas penjualan penulis akan menggunakan ketentuan yang dikemukakan oleh Kasmir (2009), menggunakan perhitungan rasio profitabilitas dengan jenis rasio Profit Margin on Sales yaitu jenis rasio yang digunakan untuk mengukur margin laba atas penjualan.
PEMBAHASAN
Sistem Pengendalian Intern Penjualan
Pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Sistem dan Prosedur Penjualan
Penjualan Unit
1. Prosedur Pemesanan Unit oleh Customer
a. Pengisian Surat Pesanan
Customer mengajukan pesanan melalui Salesperson yang akan mencatat pesanan tersebut pada Surat Pesanan (SP). Setelah SP diisi lengkap, Customer dan Salesperson menandatangani SP tersebut.
Bila Customer menghendaki pembelian dengan cara leasing, maka dapat dilanjutkan ke Sub Prosedur Penjualan Leasing.
b. Penerimaan Tanda Jadi
c. Penyetoran Tanda Jadi
Salesperson menyerahkan tanda jadi, TTUMS lembar ke-2, dan SP lembar ke-1 & 2 kepada Cashier agar dapat disetorkan ke bank.
Cashier memeriksa kesesuaian tanda jadi tersebut dengan nilai yang tertera pada TTUMS. Apabila sesuai, Cashier membubuhkan tanggal penerimaan dan tanda tangannya pada TTUMS lembar 2, lalu mengembalikan TTUMS lembar ke-2 & SP lembar 1 & 2 kepada Salesperson.
d. Persetujuan Pemesanan & Discount
e. Distribusi Surat Pesanan
Setelah disetujui, maka SP lembar 1 & 2 didistribusikan kepada FAD Section Head.
Setelah menerima SP, maka FAD Section Head memeriksa SP & TTUMS yang tercantum, dan memeriksa apakah tanda jadi sudah disetor ke bank. FAD Section Head membubuhkan paraf di SP lembar 1 dan memberikannya kepada S/A untuk dicatat dalam Register Pemesanan.
f. Persyaratan Naik Faktur dan Alokasi
Setelah itu S/A memeriksa tanda jadi yang sudah diterima apakah memenuhi syarat pembayaran (baik leasing maupun cash).
Bila sudah memenuhi syarat pembayaran, baik leasing maupun cash, maka S/A melanjutkan dengan memeriksa stock unit yang sesuai dengan SP. Bila belum memenuhi syarat, maka proses belum dapat dilanjutkan.
2. Prosedur Leasing
a. Pengajuan Leasing
Salesperson menyiapkan dokumen pendukung dan SP untuk mengajukan leasing kepada Perusahaan Leasing. Perusahaan Leasing akan memberikan PO Leasing setelah proses appraisal. Copy PO Leasing dikirim ke Pusat.
b. Pelunasan Leasing
S/A mempersiapkan dokumen pendukung, yaitu:
Permohonan Transfer Pembayaran (PTP), Surat Keterangan Penyerahan BPKB (SKPB), Copy Kwitansi DP, Kwitansi Pelunasan, Copy BPK, Esek-Esek Chasis/Engine, Copy Faktur Polisi, Copy KTP/NPWP, PO Leasing, Kontrak Leasing, Cover Giro Customer.
Selanjutnya S/A menyiapkan Serah Terima Dokumen (STD).
FAD Section Head menandatangani Kwitansi dan PTP, dan Kacab menandatangani SKPB dan Kontrak Leasing. Seluruh dokumen kemudian diserahkan kepada Perusahaan Leasing.
Pelaksanaan Audit Operasional
Kualifikasi Audit Operasional
Audit operasional di PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading dilaksanakan oleh Internal Auditor yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Independensi
Pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, Internal Auditor bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. Berdasarkan kedudukannya dalam struktur organisasi perusahaan Internal Auditor berada pada bagian yang terpisah dari bagian-bagian yang lain sehingga dapat melakukan audit secara objektif dan tidak dapat dipengaruhi oleh bagian-bagian lain yang terdapat dalam ruang lingkup auditnya.
Auditor pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading tidak mempunyai hubungan kekerabatan dengan salah satu staff atau kepala bagian dari objek yang diaudit sehingga mampu menghasilkan laporan yang objektif sesuai dengan yang ada tanpa ada tekanan atau pengarih dari pihak manapun.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis mengambil kesimpulan bahwa kualifikasi audit operasional ditinjau dari segi independensi telah memadai.
2. Kompetensi
Audit opersional pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading memiliki kompetensi yang cukup terlatih dan berpengalaman.
Auditor operasional memiliki kemampuan tekhnis dalam menjalankan tugasnya sebagai Internal Auditor, memiliki kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif, dan mampu menghadapi dan menilai berbagai situasi yang terjadi yang mempengaruhi bidang yang diaudit. Hal ini menunjukan kegiatan audit yang dilakukan selama ini, berjalan dengan lancar dan tidak ada keluhan dari objek yang diaudit.
Program Audit Operasional
Auditor harus membuat program audit terlebih dahulu sebelum melaksanakan tahap-tahap audit operasional dimana program audit harus disusun secara sistematis dan terarah sehingga audit operasional dapat berjalan secara efektif.
Program audit adalah salah satu bagian penting dalam proses audit, karena didalamnya terdapat berbagai petunjuk mengenai langkah-langkah atau tindakan yang harus diambil selama melakukan audit. Program audit merupakan suatu rangkaian yang sistematis dari prosedur-prosedur audit untuk mencapai tujun audit. PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading menysun program audit setiap akhir tahun dan waktu pelaksanaannya setahun sekali.
Program audit operasional PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Objek Audit
Pada prosedur penjualan yang menjadi objek audit adalah bagain-bagian yang terlibat langsung dengan penjualan, yaitu:
a. Bagian Sales (penjualan)
Pengujian Data
Analisis Deskriptif Kuantitatif
Analisis data ini dirumuskan untuk mengukur indikator peranan audit operasional dalam meningkatkan efektivitas penjualan. Analisis ini dilakukan dengan penyebaran Internal Control Questionnaire (ICQ) kepada para responden untuk mengukur berperan tidaknya audit operasional fungsi penjualan dalam menunjang efektivitas penjualan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengolahan Internal Control Questionnaire (ICQ) menurut ketentuan yang dikemukakan Dean J. Champion adalah sebagai berikut:
a. Memisahkan tiap-tiap jawaban responden sesuai dengan jawaban yang diberikan yaitu: Ya, dan Tidak.
b. Menjumlahkan berapa banyak jawaban Ya, dan Tidak.
c. Membandingkan antara jumlah jawaban Ya dengan jumlah jawaban kuesioner.
d. Menghitung persentase sebagai berikut:
Jawaban Internal Control Questionnaire (ICQ) PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading:
Jumlah jawaban “Tidak” = 140
Jumlah jawaban kuesioner = 550
Maka persentase yang didapatkan:
Berdasarkan perhitungan diatas, persentase berperannya audit operasional sebesar 74,5%, maka dapat disimpulkan bahwa peranan audit operasional pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading “Berperan”.
Beberapa temuan mengenai peranan audit operasional yaitu:
1. Keberadaan auditor internal yang merupakan pelaksana fungsi audit operasional dimana kedudukannya independen dari departemen atau devisi yang diauditnya, tidak bergabung atau berada dibawah departemen tertentu dalan struktur organisasi.
2. Auditor internal didak memiliki hubungan kekerabatan dengan salah satu staff atau kepala bagian dari bagian yang diaudit.
3. Auditor Internal dilaksanakan oleh auditor yang kompeten, memiliki latar belakang pendidikan formal S1 akuntansi dan dilakukan oleh orang yang cukup terlatih dan berpengalaman.
4. Auditor Operasional yang dilakukan oleh auditor internal didukung oleh program audit yang baik.
Untuk membuktikan keefektifan pengendalian intern perusahaan, maka peneliti melaksanakan Compliance test efektivitas penjualan dengan cara melakukan penyebaran Internal Control Questionnaire (ICQ) kepada para responden. Compliance test atau test ketaatan adalah pengujian terhadap bukti-bukti pembukuan yang mendukung transaksi yang dicatat perusahaan untuk mengetahui apakah setiap transaksi yang terjadi sudah diproses dan dicatat sesuai dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan perusahaan.
Jumlah jawaban “Ya” = 95
Jumlah jawaban “Tidak” = 15
Jumlah jawaban kuesioner = 110
Maka persentase yang didapatkan
Berdasarkan perhitungan diatas, persentase efektivitas penjualan sebesar 83,6%, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading “Sangat efektif”.
Beberapa temuan mengenai efektivitas penjualan yaitu:
1. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan fungsi penjualannya. Hal ini akan memudahkan pengawasan terhadap kegiatan usaha yang dilakukan.
2. Staf penjualan telah melakukan penjualan berdasarkan harga jual dan syarat yang telah ditentukan dalam kebijaksanaan perusahaan.
3. Dokumen-dokumen terkait dengan transaksi penjualan terlah dibuat bernomor urut tercetak dan telah diotorisasi oleh pejabat-pejabat yang berwewenang.
4. Penjualan yang dicapai sudah sesuai dengan target yang ditetapkan dan dibuat laporan secara periodic oleh bagian sales.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis serta didukung dengan data yang diperoleh dari hasil penelitian, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan yaitu:
1. Pelaksanaan audit operasional yang dilaksanakan oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading telah memadai, hal ini dapat dilihat dari:
a. Keberadaan auditor internal yang merupakan pelaksana fungsi audit operasional dimana kedudukannya terpisah atau independen dari departemen atau divisi yang diauditnya, tidak bergabung atau berada dibawah departemen tertentu dalam struktur organisasi, tidak memiliki hubungan kekerabatan dengan salah satu staf atau kepala bagian dari bagian yang diaudit.
b. Audit operasional dilaksanakan oleh auditor yang kompeten, memiliki latar belakang pendidikan formal yang sesuai dengan tugasnya yaitu memiliki pendidikan terakhir S1 Akuntansi dan dilakukan oleh orang yang cukup terlatih dan berpengalaman.
c. Audit operasional yang dilaksanakan oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading didukung oleh program audit yang baik serta adanya struktur organisasi dan uraian tugas tertulis yang telah disusun dengan baik sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam organisasi menjadi jelas.
2. Penjualan untuk periode tahun 2009, 2010 dan 2011 telah dilaksanakan dengan efektif oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, hal ini dapat dilihat dari:
a. Data penjualan selama tiga periode yaitu tahun 2009, 2010, dan 2011. Dari data penjualan tahun 2009, 2010 dan 2011 dapat disimpulkan bahwa tercapainya target penjualan baik dari jumlah unit mobil maupun nilai rupiah. Untuk tahun 2009 tingkat efektivitas penjualan adalah sebesar 17,6% (dalam unit mobil) dan 20,9% (dalam rupiah). Tahun 2010 tingkat efektivitas penjualan adalah sebesar 20,6% (dalam unit mobil) dan 21,9% (dalam rupiah). Sedangkan tahun 2011 tingkat efektifitas adalah sebesar 16,2% (dalam unit mobil) dan 17,9% (dalam rupiah) diatas kebijakan realisasi penjualan yang telah ditetapkan.
3. Audit operasional berperan dalam menunjang efektivitas penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, hal ini dapat dilihat dari:
a. Pelaksanaan aktivitas penjualan selalu berpedoman pada kebijakan, sistem dan prosedur-prosedur penjualan yang telah ditetapkan.
b. Hasil analisis data dari kuesioner yang disebarkan kebagian-bagian yang terkait dengan aktivitas penjualan sebesar 83,6% responden memberikan jawaban bahwa audit operasional sangat berperan dalam menunjang efektivitas penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading.
Sumber : repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6229/1/Jurnal%20pdf.pdf PERANAN AUDIT OPERASIONAL DALAM MENUNJANG SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT INDOMOBIL TRADA NASIONAL (STUDI KASUS: NISSAN KELAPA GADING)
PEMBAHASAN
Sistem Pengendalian Intern Penjualan
Pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Sistem dan Prosedur Penjualan
Penjualan Unit
1. Prosedur Pemesanan Unit oleh Customer
a. Pengisian Surat Pesanan
Customer mengajukan pesanan melalui Salesperson yang akan mencatat pesanan tersebut pada Surat Pesanan (SP). Setelah SP diisi lengkap, Customer dan Salesperson menandatangani SP tersebut.
Bila Customer menghendaki pembelian dengan cara leasing, maka dapat dilanjutkan ke Sub Prosedur Penjualan Leasing.
b. Penerimaan Tanda Jadi
- Apabila Customer memberikan tanda jadi, maka Salesperson harus mengisi dan menandatangani form Tanda Terima Uang Muka Sementara (TTUMS) sebagai tanda terima. Setelah diisi lengkap, TTUMS lembar ke-1 dipisahkan dan diberikan kepada Customer beserta SP lembar ke-3.
- Apabila Customer tidak memberikan tanda jadi, maka TTUMS dicoret oleh Salesperson dan Customer hanya menerima SP lembar ke-3.
c. Penyetoran Tanda Jadi
Salesperson menyerahkan tanda jadi, TTUMS lembar ke-2, dan SP lembar ke-1 & 2 kepada Cashier agar dapat disetorkan ke bank.
Cashier memeriksa kesesuaian tanda jadi tersebut dengan nilai yang tertera pada TTUMS. Apabila sesuai, Cashier membubuhkan tanggal penerimaan dan tanda tangannya pada TTUMS lembar 2, lalu mengembalikan TTUMS lembar ke-2 & SP lembar 1 & 2 kepada Salesperson.
d. Persetujuan Pemesanan & Discount
- Salesperson memberikan SP kepada Sales Supervisor untuk diparaf, setelah itu SP diberikan kepada Kacab untuk diapproved. Setelah itu SP disampaikan kepada S/A untuk diarsip di dalam open file.
- Kacab memberikan persetujuan discount dan asesoris sebatas kewenangannya. Apabila nilai discount dan asesoris ternyata di luar wewenang Kacab, maka persetujuan SP diteruskan kepada Kepala Divisi Sales Operation.
- Konfirmasi pada Customer. Persetujuan atau penolakan SP oleh Kacab maupun Kadiv Sales Operation disampaikan oleh Salesperson kepada Customer. Apabila Customer menerima persetujuan yang telah diberikan, dan menggunakan pembayaran melalui leasing, maka Salesperson melanjutkan dengan Prosedur Leasing. Dan apabila Customer tidak setuju dengan penyampaian itu, maka SP dapat batal dan SP ke-3 tersebut harus dikembalikan kepada Salesperson. SP tersebut harus dicoret dan diarsip oleh S/A. Apabila Customer telah meyerahkan tanda jadi, maka tanda jadi tersebut harus dikembalikan dengan menggunakan Prosedur Pengembalian Tanda Jadi
- Kemudian S/A memeriksa ada tidaknya unit di Cabang. Jika Cabang memiliki unit yang sesuai, maka proses akan dilanjutkan dengan penerbitan faktur penjualan. Jika Cabang tidak memiliki unit yang sesuai dengan permintaan, maka proses akan dilanjutkan pada Prosedur Pemesanan Unit.
e. Distribusi Surat Pesanan
Setelah disetujui, maka SP lembar 1 & 2 didistribusikan kepada FAD Section Head.
Setelah menerima SP, maka FAD Section Head memeriksa SP & TTUMS yang tercantum, dan memeriksa apakah tanda jadi sudah disetor ke bank. FAD Section Head membubuhkan paraf di SP lembar 1 dan memberikannya kepada S/A untuk dicatat dalam Register Pemesanan.
f. Persyaratan Naik Faktur dan Alokasi
Setelah itu S/A memeriksa tanda jadi yang sudah diterima apakah memenuhi syarat pembayaran (baik leasing maupun cash).
Bila sudah memenuhi syarat pembayaran, baik leasing maupun cash, maka S/A melanjutkan dengan memeriksa stock unit yang sesuai dengan SP. Bila belum memenuhi syarat, maka proses belum dapat dilanjutkan.
2. Prosedur Leasing
a. Pengajuan Leasing
Salesperson menyiapkan dokumen pendukung dan SP untuk mengajukan leasing kepada Perusahaan Leasing. Perusahaan Leasing akan memberikan PO Leasing setelah proses appraisal. Copy PO Leasing dikirim ke Pusat.
b. Pelunasan Leasing
S/A mempersiapkan dokumen pendukung, yaitu:
Permohonan Transfer Pembayaran (PTP), Surat Keterangan Penyerahan BPKB (SKPB), Copy Kwitansi DP, Kwitansi Pelunasan, Copy BPK, Esek-Esek Chasis/Engine, Copy Faktur Polisi, Copy KTP/NPWP, PO Leasing, Kontrak Leasing, Cover Giro Customer.
Selanjutnya S/A menyiapkan Serah Terima Dokumen (STD).
FAD Section Head menandatangani Kwitansi dan PTP, dan Kacab menandatangani SKPB dan Kontrak Leasing. Seluruh dokumen kemudian diserahkan kepada Perusahaan Leasing.
Pelaksanaan Audit Operasional
Kualifikasi Audit Operasional
Audit operasional di PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading dilaksanakan oleh Internal Auditor yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Independensi
Pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, Internal Auditor bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang. Berdasarkan kedudukannya dalam struktur organisasi perusahaan Internal Auditor berada pada bagian yang terpisah dari bagian-bagian yang lain sehingga dapat melakukan audit secara objektif dan tidak dapat dipengaruhi oleh bagian-bagian lain yang terdapat dalam ruang lingkup auditnya.
Auditor pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading tidak mempunyai hubungan kekerabatan dengan salah satu staff atau kepala bagian dari objek yang diaudit sehingga mampu menghasilkan laporan yang objektif sesuai dengan yang ada tanpa ada tekanan atau pengarih dari pihak manapun.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis mengambil kesimpulan bahwa kualifikasi audit operasional ditinjau dari segi independensi telah memadai.
2. Kompetensi
Audit opersional pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading memiliki kompetensi yang cukup terlatih dan berpengalaman.
Auditor operasional memiliki kemampuan tekhnis dalam menjalankan tugasnya sebagai Internal Auditor, memiliki kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif, dan mampu menghadapi dan menilai berbagai situasi yang terjadi yang mempengaruhi bidang yang diaudit. Hal ini menunjukan kegiatan audit yang dilakukan selama ini, berjalan dengan lancar dan tidak ada keluhan dari objek yang diaudit.
Program Audit Operasional
Auditor harus membuat program audit terlebih dahulu sebelum melaksanakan tahap-tahap audit operasional dimana program audit harus disusun secara sistematis dan terarah sehingga audit operasional dapat berjalan secara efektif.
Program audit adalah salah satu bagian penting dalam proses audit, karena didalamnya terdapat berbagai petunjuk mengenai langkah-langkah atau tindakan yang harus diambil selama melakukan audit. Program audit merupakan suatu rangkaian yang sistematis dari prosedur-prosedur audit untuk mencapai tujun audit. PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading menysun program audit setiap akhir tahun dan waktu pelaksanaannya setahun sekali.
Program audit operasional PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Objek Audit
Pada prosedur penjualan yang menjadi objek audit adalah bagain-bagian yang terlibat langsung dengan penjualan, yaitu:
a. Bagian Sales (penjualan)
Pengujian Data
Analisis Deskriptif Kuantitatif
Analisis data ini dirumuskan untuk mengukur indikator peranan audit operasional dalam meningkatkan efektivitas penjualan. Analisis ini dilakukan dengan penyebaran Internal Control Questionnaire (ICQ) kepada para responden untuk mengukur berperan tidaknya audit operasional fungsi penjualan dalam menunjang efektivitas penjualan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengolahan Internal Control Questionnaire (ICQ) menurut ketentuan yang dikemukakan Dean J. Champion adalah sebagai berikut:
a. Memisahkan tiap-tiap jawaban responden sesuai dengan jawaban yang diberikan yaitu: Ya, dan Tidak.
b. Menjumlahkan berapa banyak jawaban Ya, dan Tidak.
c. Membandingkan antara jumlah jawaban Ya dengan jumlah jawaban kuesioner.
d. Menghitung persentase sebagai berikut:
Jawaban Internal Control Questionnaire (ICQ) PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading:
- Peranan Audit Operasional
Jumlah jawaban “Tidak” = 140
Jumlah jawaban kuesioner = 550
Maka persentase yang didapatkan:
Beberapa temuan mengenai peranan audit operasional yaitu:
1. Keberadaan auditor internal yang merupakan pelaksana fungsi audit operasional dimana kedudukannya independen dari departemen atau devisi yang diauditnya, tidak bergabung atau berada dibawah departemen tertentu dalan struktur organisasi.
2. Auditor internal didak memiliki hubungan kekerabatan dengan salah satu staff atau kepala bagian dari bagian yang diaudit.
3. Auditor Internal dilaksanakan oleh auditor yang kompeten, memiliki latar belakang pendidikan formal S1 akuntansi dan dilakukan oleh orang yang cukup terlatih dan berpengalaman.
4. Auditor Operasional yang dilakukan oleh auditor internal didukung oleh program audit yang baik.
Untuk membuktikan keefektifan pengendalian intern perusahaan, maka peneliti melaksanakan Compliance test efektivitas penjualan dengan cara melakukan penyebaran Internal Control Questionnaire (ICQ) kepada para responden. Compliance test atau test ketaatan adalah pengujian terhadap bukti-bukti pembukuan yang mendukung transaksi yang dicatat perusahaan untuk mengetahui apakah setiap transaksi yang terjadi sudah diproses dan dicatat sesuai dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan perusahaan.
- Efektivitas Penjualan
Jumlah jawaban “Ya” = 95
Jumlah jawaban “Tidak” = 15
Jumlah jawaban kuesioner = 110
Maka persentase yang didapatkan
Berdasarkan perhitungan diatas, persentase efektivitas penjualan sebesar 83,6%, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading “Sangat efektif”.
Beberapa temuan mengenai efektivitas penjualan yaitu:
- Kebaikan pengendalian intern
1. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan fungsi penjualannya. Hal ini akan memudahkan pengawasan terhadap kegiatan usaha yang dilakukan.
2. Staf penjualan telah melakukan penjualan berdasarkan harga jual dan syarat yang telah ditentukan dalam kebijaksanaan perusahaan.
3. Dokumen-dokumen terkait dengan transaksi penjualan terlah dibuat bernomor urut tercetak dan telah diotorisasi oleh pejabat-pejabat yang berwewenang.
4. Penjualan yang dicapai sudah sesuai dengan target yang ditetapkan dan dibuat laporan secara periodic oleh bagian sales.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis serta didukung dengan data yang diperoleh dari hasil penelitian, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan yaitu:
1. Pelaksanaan audit operasional yang dilaksanakan oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading telah memadai, hal ini dapat dilihat dari:
a. Keberadaan auditor internal yang merupakan pelaksana fungsi audit operasional dimana kedudukannya terpisah atau independen dari departemen atau divisi yang diauditnya, tidak bergabung atau berada dibawah departemen tertentu dalam struktur organisasi, tidak memiliki hubungan kekerabatan dengan salah satu staf atau kepala bagian dari bagian yang diaudit.
b. Audit operasional dilaksanakan oleh auditor yang kompeten, memiliki latar belakang pendidikan formal yang sesuai dengan tugasnya yaitu memiliki pendidikan terakhir S1 Akuntansi dan dilakukan oleh orang yang cukup terlatih dan berpengalaman.
c. Audit operasional yang dilaksanakan oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading didukung oleh program audit yang baik serta adanya struktur organisasi dan uraian tugas tertulis yang telah disusun dengan baik sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam organisasi menjadi jelas.
2. Penjualan untuk periode tahun 2009, 2010 dan 2011 telah dilaksanakan dengan efektif oleh PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, hal ini dapat dilihat dari:
a. Data penjualan selama tiga periode yaitu tahun 2009, 2010, dan 2011. Dari data penjualan tahun 2009, 2010 dan 2011 dapat disimpulkan bahwa tercapainya target penjualan baik dari jumlah unit mobil maupun nilai rupiah. Untuk tahun 2009 tingkat efektivitas penjualan adalah sebesar 17,6% (dalam unit mobil) dan 20,9% (dalam rupiah). Tahun 2010 tingkat efektivitas penjualan adalah sebesar 20,6% (dalam unit mobil) dan 21,9% (dalam rupiah). Sedangkan tahun 2011 tingkat efektifitas adalah sebesar 16,2% (dalam unit mobil) dan 17,9% (dalam rupiah) diatas kebijakan realisasi penjualan yang telah ditetapkan.
3. Audit operasional berperan dalam menunjang efektivitas penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading, hal ini dapat dilihat dari:
a. Pelaksanaan aktivitas penjualan selalu berpedoman pada kebijakan, sistem dan prosedur-prosedur penjualan yang telah ditetapkan.
b. Hasil analisis data dari kuesioner yang disebarkan kebagian-bagian yang terkait dengan aktivitas penjualan sebesar 83,6% responden memberikan jawaban bahwa audit operasional sangat berperan dalam menunjang efektivitas penjualan pada PT Indomobil Trada Nasional – Nissan Kelapa Gading.
Sumber : repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6229/1/Jurnal%20pdf.pdf PERANAN AUDIT OPERASIONAL DALAM MENUNJANG SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT INDOMOBIL TRADA NASIONAL (STUDI KASUS: NISSAN KELAPA GADING)
0 Comments:
Subscribe to:
Posting Komentar (Atom)
